ROBOT PAYMENT Engineers Blog

株式会社ROBOT PAYMENTのテックブログです

Togglで工数管理

こんにちは、ROBOT PAYMENTのたもりょう(@tamotamo97)です。

もう2022年の6分の1が終わりそうですね。年を重ねるほど時の流れを早く感じます。

 

早速ですがみなさん工数管理されていますか?されていますよね。

最近開発の工数管理をどうしたらよいかのご相談が多かったので、工数管理についてご紹介させていただきます。

 

いきなり結論となりますが、ROBOT PAYMENTでは工数管理にTogglを利用しています。便利です。

入力と管理の簡易化はもちろん、インサイトを得るための様々な活用が期待できます。

 

工数管理の課題

実際にあった相談で、大きく以下のような課題に分類できました。

  1. 入力が大変
    1. 入力が大変なのでざっくりとなってしまう≒正確ではなくなる
    2. まとめて入力すると何やったのか忘れる
  2. 管理が大変
    1. 工数入力フォーマットを作って管理するのが大変
    2. エクセルやスプレッドシートだと、月ごと日付が異なったり、可視化とデータ化を一緒に行うとどちらかに寄って見づらくなったり分析しづらくなったり、途中で分析軸が増えると対応できなかったり
  3. ソフトウェア資産計上の集計が大変

 

あとこれは工数管理の課題ではないですが、「業務が大変で困っている」という課題に対して、まずは何が大変か(何に時間を使っているか)を可視化しましょう。という話をよくしています。現状を可視化できて初めて対策の検討ができますね。

可視化するのに何をやっているかの見える化が必要で、上記のような課題が合わせて上がるといった感じですね。

 

Togglで楽になります

工数管理のプロセスは大きく①計画→②入力→③集計の3段階で分けられます。

Togglは②入力と③集計を楽にするタイムトラッキングのクラウドサービスです。

toggl.com

ROBOT PAYMENTではかれこれ5年くらい工数管理にTogglを利用しています。

 

1. 入力(計測)が楽になる

基本の入力画面です。

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入力画面1

タイマーモード(ストップウォッチ形式)とマニュアルモードがあります。

タスクを切り替えるタイミングでストップウォッチのように切り替えることもできますし、入力し忘れてもあとから簡単に入力できます。

RTA好きな方なら楽しんで計測できそうです。

 

あとタスクの切替が多い方で、今何やってるかわからなくなることが多い方は、Togglを使うと何に時間を使っているかが意識できるようになるのでおすすめです。

僕もよく、これしかやらない!と頭を切り替えられています。

 

デスクトップ版もあって手元で操作できて便利。

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デスクトップ版

 

カレンダー形式の入力画面もあります。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携ができて入力候補として右側に表示されます。

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カレンダー形式

MTG多い日はコピーをしていくだけで入力完了するので楽です。

過去に入力したタイトルと同じだとプロジェクトを自動で選択してくれます。

 

 

チーム(個人)で利用するプロジェクトを登録していくと、レポートの分類で利用できて便利です。弊社では開発カテゴリごとやその他の分類で分けており分析に利用しています。

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プロジェクト設定

 

2. 管理、集計が楽になる

勘のいいみなさまはもうお気づきだと思いますが、システムでデータ入力ができるとなれば次にレポーティングですよね。

こちらはSummaryレポートです。

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summary report

プロジェクトごとやユーザーごとにGroup by できたり、Filterも細かく設定できます。

細かく期間で指定できるのがとてもよいです。

DetailReportはより細かく確認できます。

 

PDFも出力できます。キレイにまとめられていて良いですね。

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PDF

CSV、Excelダウンロードもできるので報告に困ることはなさそうですね😀

 

3. ソフトウェア資産計上が楽になる

上記の画像でBillableとNon-Billableとあったと思いますが、弊社ではソフトウェア資産計上を基本的にはプロジェクト単位で判定しており、Togglの方でも設定を合わせています。

メンバーの単価も入力できるので、この開発は開発費用がいくらだったか、そのうち資産計上金額はいくらだったかがすぐに確認できるようになっています。便利ですね。

 

自作ツールで入力チェックと自動レポーティング

工数入力でよくある課題が入力忘れや入力間違いです。

Togglだけではチェックしきれないので自作ツールを作りました。(エンジニアのマッキーが作ってくれました)

入力時間は問題なさそうか、Togglの入力データとBacklogのチケットが合っているか等を定期的にチェックして誤っているデータをSlackで通知してくれます。

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toslack

また調査にかかった時間やトイルの時間と割合も集計して定期的に通知してくれます。

これはインターンの渡辺くんが作ってくれました。

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toslack2

毎週調査の割合やトイルの割合をさっと知れて改善が捗りそうですね。

 

ツールの作り方の記事はこちら。

tech.robotpayment.co.jp

 

togglで感じている課題

細かく分類しすぎるとどうしても入力切替の手間がかかりますし、マイクロマネジメント(オーバーマネジメント)になってしまいます。このあたり分析したい軸きちんと設計できるといいなといつも思っています。試行錯誤しています。

 

まとめ

普段当たり前にやっている日々の業務をたまに振り返って改善できないか思考して、試してみることが大事ですね!

 

それではごきげんよう!