はじめに
こんにちは、請求管理ロボCREチーム所属の前田です！
福岡よりリモートで主にシステムに関する問い合わせ対応業務を担当しております。
今回は弊社で導入しているコミュニケーションツール
「Slack」内のツール、「ワークフロービルダー」について
社内での実用例を用いてご紹介をします。
※2024年6月現在、ワークフロービルダーは有料プランのみの利用となっています。
前回の記事にてワークフロービルダーについての説明や、ワークフローの作成方法について
ご紹介しておりますので、こちらも合わせて読んでいただければと思います！
Slackワークフロービルダーでルーティン業務を簡易化しよう
ワークフローの解説は2回目ということで、今回はSlackとGoogleスプレッドシートを連携してみましょう。
Slackで受け付けた問い合わせをGoogleスプレッドシートに自動で書き込みするワークフローを作成します。
こちらは弊社CREチームでも実際に作成・運用しているものに近い形でご紹介します。
ワークフローのイメージについて
作成するワークフローの構成は以下になります
Slackにてワークフローを起動し問い合わせフォームに内容を入力、
その内容をSlackに投稿するのと同時にGoogleスプレッドシートへ問い合わせ内容が蓄積する仕組みのアプリケーションを作成します。
0.事前準備
ワークフローを作成する前に事前準備を行います。
0.1Google Sheets for Workflow Builder をSlackワークスペースに追加する
このページから追加を行ってください。
0.2Googleスプレッドシートの新規ファイルを作成する
ワークフローで入力した内容を格納するため、1行目に項目を設定してください。
1.ワークフローを作成する
1.1ワークフロービルダーを起動
前回と同様Slackホームからワークフロービルダーを起動
1.2「+新しいワークフロー」を選択
1.3「Slack内のリンクから」を選択
今回もチャンネル内にショートカットを作成し起動を行うのでこちらを選択します。
1.4ワークフローの名前・説明を設定し、保存する
2.問い合わせ入力フォームを作成する
2.1「ステップを追加する」を押下
2.2「フォーム」から「情報をフォームで収集する」を選択
2.3フォームのタイトルを入力する
2.4フォームの項目を入力し、保存する
問い合わせの種別と質問内容を入力するシンプルなフォームです
3.入力内容をSlackに投稿するステップを追加する
3.1フォームの回答を保存する場所に「チャンネルでのメッセージ」を選択
3.2メッセージを送信するチャンネルを指定する
3.3メッセージを送信するチャンネルを指定する
4.入力内容をGoogleスプレッドシートに書き込むステップを追加する
4.1ステップからGoogle Sheetsを選択する
4.2「スプレッドシートに追加する」を選択
4.3事前に作成したスプレッドシート、シートを選択する
5.フォームに入力した内容とスプレッドシートの項目の紐付けをする
5.1{ }を押下する
5.2項目ごとに適当な変数を選択し、保存する
投稿時間には「ステップの終了時間」を選択します
問い合わせ種別・問い合わせ内容はフォームで入力した内容を変数として設定する
投稿者は「フォームを提出した人」を設定し保存します
5.3全ての設定が終了したので、「完了」を押下する
実際に使って確かめてみよう
ショートカットを作ってチャンネルに配置しよう
作成したワークフローより「ワークフローのリンクをコピーする」を選択する
ワークフローを配置したいチャンネルにショートカットを作成する
コピーしたリンクをペーストして「追加」を押下する
ショートカットからワークフローを使用してみる
ショートカットを選択
フォームの内容を入力し、「Submit」を押下する
チャンネルに問い合わせ内容が投稿されました！
Googleスプレッドシートも確認してみましょう。
入力内容が反映されています！
まとめ
今回はSlack単体で完結するフローではなく、Googleスプレッドシートと連携し自動書き込みを行うワークフローの構築についてご紹介しました。
フォームで送信された問い合わせの内容をGoogleスプレッドシートで管理できるので、問い合わせの集計・分析作業に非常に役立ちます。
Googleスプレッドシート以外にもたくさんのアプリケーションとの互換性があるので
ワークフローステップに組込んで、業務の簡易化をしてみてはいかがでしょうか。
今後も弊社CREで作成しているSlackのワークフローについて情報を発信していくので、チェックしてくださいね！
We are hiring！！
ROBOT PAYMENTでは一緒に働く仲間を募集しています!!!
speakerdeck.com
www.robotpayment.co.jp
