ROBOT PAYMENT Engineers Blog

株式会社ROBOT PAYMENTのテックブログです

オンラインミーティングのファシリテーションで気をつけていること

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こんにちは!

テクノロジーソリューション統括室開発推進チーム(長い)の伊代田です。

 

ロボペイでは以前から生産性が上がる働き方の一つとしてリモートワークを選択肢として取り入れています。それに伴い、ミーティングもオンラインで開催されることが増えました。

ということで、今回は「オンラインミーティングのファシリテーションをするときに気をつけていること」がテーマです。

私は役割柄(一応スクラムマスターやってます)ミーティングのファシリテーションをすることが多いです。そこでこの一年オンラインでのMTGが中心となっていく中で、色々と試行錯誤をし大事だなと思っていること4点を紹介します。

注意事項、というほどではないのですが、ミーティングの種類や人数規模によってやり方は細かく調整しているので、基本方針くらいとして読んでいただければと思います。

 

 

挨拶をする、雑談から入る

ミーティングの時間になりオンラインビデオ通話に接続し、人数も揃いました。さて。

というところで、いきなりアジェンダや本題に入らず、軽く挨拶や雑談をします。

メンバーの雰囲気や状態を確認するためもあるのですが、自分の状態をメンバーに知らせるためにも行っています。その場を作るのはメンバーだけでなくファシリテータも重要だからです。よく知っているメンバーでのMTGでも、人間なのでその時の気分や体調による変化がありますし、オンラインだとそういった部分が伝わりにくいので少しでも付加情報を交換できるようにします。

ミーティングによってはチェックインアクティビティをして全員に少しずつ発言してもらうという丁寧な形を取ることもあります。

特にふりかえりなどは以下の本をだいぶ参考にしています。

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せめてファシリテーターだけでも元気に

ミーティングは楽しいものばかりではありません。

例えば失敗したことをふりかえるMTGなど誰が悪いともなくともチームは凹み雰囲気が暗くなることがあります。

ネガティブなことがテーマのミーティングも、落ち込むことが目的ではなく、それを糧にして将来の改善に繋げていきたいはずです。

そういうときにファシリテーターが一緒に落ち込んでしまうとお通夜みたいになってしまいます。

雰囲気が暗いと楽しくない、辛い、というのはもちろんですが、本来行いたい将来のためのポジティブな意見やアイデアは出にくくなってしまいます。

ですので、暗い感じになってると思ったときは特に声を明るくしたり元気に振る舞うことを心がけています。

前項にも関連しますが、挨拶、雑談などでメンバーの雰囲気の確認をしつつ、自分は明るく努めて少しでも話しやすい雰囲気を作ることを意識しています。

とはいえ私も人間なのでつられて暗くなったりしてしまうことはよくあります(笑)

難しいですね。

リアクションをする、ちょくちょく話のポイントを確認する

オンラインミーティングはオフラインよりも相手に伝わる情報量が少ないです。

人間は、思っている以上に音声、表情以外のところから情報を受け取ってコミュニケーションをしています。

ですので、相槌などリアクションをこまめにしたり、話の落ち着いたところでポイントの整理を行うようにします。これらはオフラインのMTGでも行いますが、オンラインの方がより多く、細かくリアクションや内容の確認をするよう努めています。

これはMTGの目的を達成するためにも重要なことですが、ファシリテーターとしては話をしている人にきちんと伝わっているよとアピールすることで安心して本題に集中してもらうために行っています。

 

最後にMTG全体のまとめをする

これは前項の延長ですが、特にMTGの最後にMTGで決まったこと、次にやることなどを確認します。

場合によってはメンバーに結論に対しての感想を軽く言ってもらうこともあります。

オフラインでも行うことではありますが、特にオンラインでは場の空気感というのが伝わりにくいので重要だと考えています。

 

まとめ

以上、ミーティングのファシリテーションで気をつけていること、でした。

私は特にオフラインからオンラインになることで削られてしまう情報量を如何に補うかを意識しています。

そもそもミーティングとして集まるのは、同じ場、時間を共有することによることで発生するコミュニケーションやコラボレーションに期待があるからだと思います。(テキストの交換で済むことをMTGとしてするのはコストが高いですし。)

ですので、如何にその場の空気感や安心感をフラットにするかを意識しています。

 

他にも細かく気をつけているところがあったり、また、色々とできていないところがあったりはします。

これからオンラインMTGが極端に減ることはないと思うので、今後も色々と試行錯誤をしてより良いMTGになるようにしていきたいです。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました!

 

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